Reading Time: < 1 minute

Apa saja tipologi konflik yang bisa muncul dalam organisasi?

Puji Hariyanti banyak menjelaskan soal konflik dalam organisasi, tipenya, dan bagaimana menghadapinya. Pemaparan itu ia terangkan dalam sesi Komunikasi Organisasi (Jilid 2) di Pelatihan dan Pengabdian Masyarakat Gandeng Gendong  pada Jumat, 25 Oktober 2019. Pelatihan di Gedung PKK balai kota Yogyakarta ini adalah hari yang ke 5 dari total 9 hari materi terstruktur Workshop Kewirausahaan yang dihelat oleh tim Pemateri dari Komunikasi UII. Kegiatan ini juga adalah kerjasama dengan DPMPPA Kota Yogyakarta.

Sebelum menyelesaikan konflik, Puji harap para peserta memahami tipologi konflik yang sedang dihadapi. Menurut Puji, ada beragam tipe konflik. Misal Ada yg konflik substantif. Ia terjadi karena hal-hal yang mendasar tentu solusinya membenahi suatu yang prinsip misalnya dasar atau tujuan organisasi.

Ada pula konflik yang sifatnya konflik emosional. Biasanya konflik emosional disebakan oleh masalah psikologis. Misalnya ketidakpercayaan, perasaan takut atau terancam.

Konflik juga harus dilihat apakah ia destruktif, merusak, atau konstruktif. Konflik yang destruktif tentu memberikan kerugian setidaknya pada yang berkonflik. Ada perasaan tidak nyaman, tidak aman.

“Konflik konstruktif membawa perbaikan, keuntungan bagi pihak yang berkonflik berupa peningkatan kreatifitas,” terang Puji. Konflik yang membawa keuntungan ini bisa jadi sebuah momen untuk peningkatan kreativitas, peningkatan produktivitas, hingga peluang bertumbuhnya solidaritas dalam organisasi.

Bagaimana menghindari konflik kemudian

Meski telah mengenali tipologi konflik, layaknya patut dikenali juga gaya dalam manajemen konflik. Yang manakah kita. Misalnya, kata Puji, gaya “competitor” yang lebih mengelola konflik dengan pendekatan kompetisi dan tantangan dalam organisasi. Kita perlu menciptakan kompetisi yang sehat dalam organisasi.

Pendekatan dan gaya “accomodation” Melihat apakah dapat mengakomodasi beragam kepentingan dalam konflik. Atau mungkin gaya selanjutnya yaitu gaya “compromiser” yang memilih kompromi untuk memanajemen konflik. Ada juga gaya “collaborator” yang mengelola konflik dengan menakar Mungkinkah kolaborasi dilakukan untuk meminimalisir konflik. Gaya “avoider” justru sebaliknya: menghindari konflik.

Reading Time: 2 minutes

Holy Rafika, Dosen Komunikasi UII, itu sudah hadir di depan ibu-ibu peserta pagi-pagi (24/10). Ia sudah menyiapkan materinya dengan tajuk Copywriting: Seni Menjual Lewat Tulisan (2) atau sederhananya, “Menulis di socmed,” katanya.  Ruangan, di Gedung PKK komplek Balai Kota Yogya, dengan 20an peserta dari komunitas gabungan Gandeng Gendong itu penuh dengan antusiasme dan ibu-ibu yang sedari pagi tak sabar mengulik sosmednya.

Holy dan para peserta sedang menjalankan kelas dalam program pengabdian masyarakat hasil kerjasama Komunikasi UII dan Dinas Pemberdayaan Masyarakat  Perempuan dan Perlindungan Anak (DPMPPA) Kota Yogyakarta yang dihelat dari 21 Oktober 2019 hingga 6 November 2019. .

“Apa yang berbeda menulis di sosmed?” Kata Holy di depan peserta yang semuanya ibu-ibu. Copywriting itu menulis bertujuan, tujuannya marketing. Pemasaran. Memasarkan barang jualan kita. Menurut Holy, copywriting ssebenarnya mudah. Ada tiga tips copywriter handal: (1) Mengenali social media yang akan digunakan untuk memasarkan, (2) Memahami product, (3) Memahami target audience.

‌Mengapa harus mengenal saluran media sosial? Karena itu menentukan panjang pendek, ruang, dan batas sampai mana tulisan yg akan digunakan. Saluran menentukan audience dan content yg kita gunakan. Facebook mungkin audience-nya banyak orang dewasa. Sedangkan Instagram (IG) diisi oleh banyak remaja.

‌Paling tepat memang mendeteksi akun-akun yg mengikuti berada dalam jaringan akun yg anda gunakan. Saluran menentukan ruangan/isi tulisan dan saluran akhirnya menentukan juga gaya tulisan dalam copywriting.

‌‌Selain mengenali saluran media sosial yang akan digunakan, kita juga perlu memahami produk kita (product knowledge). Sebuah pemahaman mengenai barang atau layanan yang kita jual setidaknya mengandung informasi: Penggunaan, Fungsinya, Penampilan, dan Kelengkapan pendukung. Produk menentukan cara mengkomunikasikan/menjualnya. Jika kita menghadapi customer yang berbeda, penguasaan terhadap produk, penyusunan pesannya juga mestinya berbeda.

‌Salah satu yang juga jangan sampai terlewat adalah “Menentukan target pasar”: panjang tulisan, gaya bahasa, bentuk font, huruf ditentukan oleh pasar kita.

‌”komunikasi pemasaran terutama ditentukan oleh target (pembeli) dan bukan oleh pembuat pesan komunikasi (penjualnya),” kata Holy.

‌Tak hanya teori, peserta juga praktik melatih diri menulis menjual lewat tulisan. “Yuk latihan menulis. Mari kita menuliskan produk kita dengan: menentukan saluran media, product knowledge, dan target pasar,” kata Holy.

Ada tanya jawab, diskusi, ada juga peserta yang kreatif membuat konten sedikit genit dan sangat anak muda. Padahal rata-rata sudah di atas kepala tiga, masih banyak yang bisa menulis kreatif, lucu, dan bahkan puitik. “Oh saya baru mengerti kalau copywriting itu promosi produk lewat tulisan,” kata salah satu peserta dari Purbayan Kotagede saat diminta testimoninya.

Reading Time: 2 minutes

Mengapa harus media sosial? Pertanyaan itu muncul dalam benak ibu-ibu peserta pelatihan usaha untuk kelompok usaha Rintisan Usaha Kampung yang tergabung dalam Kelompok Gandeng Gendong Yogyakarta. Ratna Permata Sari, Dosen Komunikasi UII spesialis di Klaster Komunikasi Visual, menjadi pembicara kunci dalam pengabdian masyarakat ini, dengan tema “Pengelolaan Media Sosial Untuk UMKM” pada 23 Oktober 2019 itu. Materi Ratna menjadi yang ditunggu-tunggu ibu-ibu yang tak sabar melejitkan usahanya lewat alat dunia digital: media sosial.

Meski media sosial telah dimiliki oleh hampir semua peserta, tampaknya ibu-ibu masih belum banyak yang menggunakan, bagaimana media sosial dimaksimalkan untuk meraih rupiah dan pelanggan. Ratna berbagi kunci-kunci pentingnya pagi itu di Gedung PKK Kota Yogyakarta.

Apa kunci-kunci itu? Mari kulik satu per satu.

Ratna mengatakan sejatinya, iklan terbaik justru adalah produk yang baik. Ketika produk anda baik, dengan sendirinya dia akan terpromosikannya. bagaimana bisa? Anda bisa melakukan analisis dengan melihat konsep bauran pemasaran 4P: Product, Price, Place, Promotion.

Lewat presentasinya di layar depan 20an ibu-ibu pengusaha itu, Ratna ingin menunjukkan bahwa analisis pada 4P itu harus dilakukan. Soal produk atau jasa yang ditawarkan, apakah ia memiliki pesaing, dan yang paling penting, “Apakah ia memenuhi kebutuhan masyarakat?” tulis ratna dalam presentasinya. PErtanyaan lain: Apakah merk produk sudah mudah diingat?

Analisis berikutnya adalah analisis Harga, apakah ia sesuai segmen yang disasar produk kita? Lakukan juga analissi lokasi, apakah ia strategis? Mudahkah ia dijangkau. Analisis promosi juga baiknya dilakukan. Komponen promosi di media sosialnya seperti apa. Promosi yang baik di media sosial harus memperlihatkan foto kemasan produk yang utuh, pencahayaan dan gambar latar yang cukup mendukung.

Soal keterangan atau caption yang dampingi foto produk di media sosial juga harus jeli. “Baiknya tidak terlalu panjang karena khawatir tak terbaca, dan juga tidak terlalu pendek karena kurang menjual,” tambahnya. TIdak lupa ada kata-kata Call For Action, misal, “Gunakan,” katanya, atau, “Jangan sampai kehabisan,” tambahnya. Apalagi selipkan tagar atau biasa disebut hashtag untuk memudahkan khalayak melakukan pencarian produk tersebut.

Tak kalah penting juga perawatan media sosial. Pelanggan akan tak mudah lari dan selalu datang bila kita konsisten posting produk, respon cepat dan tanggap menjawab, dan tidak salah ketik.

Reading Time: 2 minutes

22 Oktober 2019 lalu, Ida Nuraini Dewi hadir di Gedung PKK Yogyakarta, membagikan tips dari materinya berjudul Teknik Negosiasi dan Komunikasi Bisnis di depan ibu-ibu Kelompok Usaha Gandeng Gendong. Negosiasi tak mudah, tapi juga bukan berarti sulit. Ada tips yang perlu dimengerti sehingga ibu-ibu dapat melewati komunikasi bisnis dengan jalan keluar yang solutif, dan tentu profit ujungnya. Menurut Ida, Dosen Komunikasi UII, ini ada faktor kasat mata dan tak kasat mata yang mesti dipahami dalam negosiasi. Dan selalu, yang tak kasat mata bisa jadi masalah dan mempengaruhi hasil negosiasi. Hal yang kasat mata itu seperti harga, etika negosiasi, dan perjanjian. Sedangkan yang tak kasat mata seperti dasar motivasi psikologis misal kebutuhan untuk menang, kebutuhan tampak baik, kebuthan untuk memepertahankan prinsip samapi kebutuhan untum memepertahankan hubungan baik.

Tentu seluruh peserta dalam pelatihan usaha kerjasama Komunikasi UII dan DPMPPA hari itu ingin belajar negosiasi agar meraih keuntungan. Namun Ida, yang juga spesialis di bidang Teori Komunikasi, Jurnalisme dan public speaking, ini mengatakan, bukan hanya itu tujuan negosiasi. Ia harus mencapai apa yang biasa disebut win-win solution. Solusi yang sama-sama untung. Tak ada yang dapat rugi intinya.

Ibu Yanti, dari salah satu kelompok usaha, itu angkat tangan. Masih ada kendala di negosiasi kelompok, katanya.”Tadinya udah oke, tapi kok akhirnya jadi tidak, jadinya malah mempengaruhi yang lain dalam forum negosiasi di kelompok,” katanya. Menurutnya ini menghambat. Ida menyarankan teknik negosiasi dapat digunakan. Kita sebaiknya mengendalikan emosi dan tetap tenang, kenali tujuan mereka yang belum bersepakat, dan cari solusi dengan pendekatan sama-sama menang, jawab Ida. Itu salah satu trik negosiasi.

ibu Fauzan urun pendapat dan berbagi kisah. “Dalam pengambilan keputusan, kami negosiasi, jika kami buntu, kami ambil pengambilan suara terbanyak,” katanya.

“Ada nggak yang tipikal kayak kasus bu yanti,” tanya Ida.

“Ada sih, tapi kita tinggal,” jawabnya lagi.

Ida kemudian juga menawarkan siapa yang hendak berbagi trik. Negosiasi juga identik dengan tawar menawar. Salah satu peserta seperti Ibu Susilowati berbagi trik dalam tawar menawar dan negosiasi harga. “kita sudah harga tetap masih ada aja ditawar. jadi kami naikkan dulu, baru turun ke harga dasar. jadi naikkan dulu baru kasih potongan. tp itupun kalau ada event aja,” katanya.

Cerita lain dari Ibu paryanti. “Sebelu transaksi ada negosiasi. kita sebelumnya ada uang muka dan pelunansan. Namun sulitnya kalau masuk instansi itu pelunasan susah. negosiasi sudah jadi, tapi jalannya pembayaran nggak lancar. tertama kalau instansi pemerintah,” ungkapnya.

Ada teknik-teknik yang perlu dipelajari dan tentu dipraktikkan kemudian kata Ida menjawab beberapa cerita peserta yang lain. Misalnya, kita harus memutuskan seberapa tinggi tawaran kita dan mendata semua hal terkait product termasuk mengetahui tujuan pihak lawan yang sebenarnya. Menentukan deadline dan menwarkan beberapa pilihan sebaiknya juga bisa dipakai sebagai tips. Kadang, negosiasi berjalan tidak mulus karena minim pilihan, tak pakai deadline, dan tak dapat mengontrol emosi diri dan lingkungan, kata Ida.

Reading Time: 2 minutes

Kali itu mungkin tak ada yang mengira bahwa pelatihan wirausaha akan berbicara soal gosip, atau grenengan dalam organisasi. Pikir sebagian peserta, pelatihan wirausaha melulu soal profit, keuntungan atau semacamnya. Tapi tidak bagi Komunikasi UII. Dosen, staf, dan warga akademik Komunikasi UII pagi itu hadir berkolaborasi dengan kelompok Gandeng Gendong, rintisan usaha DPMPPA Kota Yogyakarta mebuat pelatihan wirausaha. Senin (21/10) itu, Puji Hariyanti, Dosen Komunikasi UII, spesialis studi Komunikasi Strategis dan PR, bicara dengan temanya yang khas: Komunikasi Organisasi.

Sekira 20 orang peserta dari 20 kelompok usaha, yang tergabung di Gandeng-Gendong, bicara atau mungkin banyak dibilang curhat soal organisasinya. Gedung PKK balai kota Yogyakarta pagi itu menjadi saksinya. Meski sebelumnya, di sesi Mutia Dewi, mengaku optimis, ternyata ada juga keluhan. Keluhan ini, atau lebih baik disebut tantangan, mengemuka dan dibahas oleh Puji Hariyanti satu per satu dengan bantuan layar presentasi.

Ada peserta yang mengatakan seringkali kalau kumpulan (rapat), ada anggota kelompok usaha yang, “mereka cuma manut atau bikin produksi bahan jualan barangnya bukannya dijual, tapi dipakai sendiri.” Ada juga yang mulanya ikut dalam kelompok, lalu beberapa waktu kemudian membuat produk dan merk sendiri, menjadi rival. Akhirnya mereka harus bersaing dengan kelompok lain yang sebenarnya dari kelompok yang sama.

Tak hanya itu ada salah satu peserta yang cerita ada ketua yang ‘itu-itu aja’ terus yang mengikuti undangan pelatihan. Namun giliran diminta berbagi ilmu, malah bilang tak bisa menjelaskan karena susah. “Solusinya ya share materi saja kalau tidak bisa menjelaskan atau ceritakan,” kata Puji, yang juga adalah Ketua Prodi Komunikasi UII ini.

Tujuan Komunikasi Organisasi tidak hanya urusan pekerjaan terus, tapi bisa juga pembicaraan urusan anak, pendidikan. Tingkat komunikasi bisa saja diturunkan ke level yang lebih pribadi sehingga lebih dekat dengan emosi tiap anggota. “Sehingga mau tidak mau harus bisa menggeret anggota yang lain merasa nyaman menjadi anggota.” Materi ini harapannya dapat membuat Komunikasi Organisasi di kelompok usaha menajdi nyaman dan kelompok mudah mencapai tujuan organisasi.

Iklim organisasi juga dipengaruhi oleh cara anggota organisasi berperilaku dan berkomunikasi. iklim organisasi yang penuh persaudaraan mendorong anggota organsiasi berkomunikasi secara terbuka, rileks, ramah tamah dengan anggota yang lain. “Ketika berbicara organisasi tidak lagi bicara ego mau tampil sendiri. nah bicara organsasi dia bicara keseluruhan,” papar Puji.

Puji menjelaskan satu teori yang bisa jadi inspirasi ibu-ibu peserta. “ada teori harapan Vroom,” kata Puji. Kata Vroom, Anggota organisasi akan termotivasi bila mereka “percaya” bahwa tindakan mereka akan “menghasilkan sesuatu yang diinginkan”. Bahwa hasil mempunyai “nilai positif” bagi mereka dan bahwa usaha yang mereka mau curahkan akan mencapai hasil. Ada perasaan dihargai dan rasa memiliki organisasi muncul dari situ, kata Puji.

Apa saja yang harus dipikirikan ketika bicara Komunikasi Organisasi? Pertama, kata Puji, perlu dirancang sususnan organisasi yang sesuai keterampilan masing-masing individu dalam organisasi. TUjuannya agar seluruh anggota mencapai konsepsi akhir dari yang di sepakati oleh seluruh anggota untuk organisasi. Kedua, teknologi: penggunaan mesin untuk mendukung organisasi. Ketiga, Lingkungan. Lingkungan berarti keaddan fisik tertentu, yang meliputi wilayah, kebudayaan, kondisi sosial, sehingga organisasi dapat menyesuaikan diri dan bertumbuh. “organisasi tidak bisa berjalan dengan ketuanya terus yang wira wiri, anggotanya harus berjalan juga. Berbicara organisasi berbicara dengan sekelompok orang yang berkumpul dan yang menyatukan adalah tujuannya yang sama,” tutup Puji dalam sesi pelatihan Komunikasi Organisasi Jilid pertama itu.