Program Studi Ilmu Komunikasi UII telah berkomitmen menyelenggarakan konferensi internasional sejak tahun 2014. Tercatat sebanyak 7 kali Conference on Communication, Culture and Media Studies (CCCMS) terlaksana dan menjadi branding yang melekat pada institusi.
Untuk merawat dan transfer knowledge, Prodi Ilmu Komunikasi UII melakukan workshop bertajuk Pengelolaan Event Konferensi Internasional untuk para dosen beserta staf pada 29 November 2024 di Gedung RAV FPSB UII.
Muzayin Nazarudin, S.Sos., M.A dan Dr. Zaki Habibi keduanya merupakan dosen sekaligus inisiator konferensi internasional di Prodi Ilmu Komunikasi bertugas menjadi fasilitator pada momen tersebut.
Memulai konferensi internasional dibutuhkan perencanaan yang matang, setidaknya dibutuhkan dua tim yakni tim konsep dan tim teknis untuk merealisasikannya.
“Beberapa panduan yang perlu diketahui salah satunya soal tim. Harus ada tim teknis yang memulai lebih awal biasanya ini tim kecil. Selanjutnya tim teknis melaksanakan dengan tim besar,” ujar Muzayin Nazarudin, S.Sos., M.A.
Mengingat konferensi internasional merupakan forum intelektual yang mempertemukan antara akademisi hingga praktisi dalam membahas isu tertentu ataupun memaparkan hasil riset yang tengah dijalankan, tentu hal detail yang berkaitan dengan partisipan menjadi concern utama.
“Konferensi esensinya adalah perjumpaan dan perbincangan. Forum akademik yang melibatkan banyak partisipan, membahas topik-topik yang beragam,” ujar Dr. Zaki Habibi.
Beliau juga menambahkan bahwa lima hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Reputasi dan kiprah kualitas kekaryaan pembicara utama (keynote speaker)
- Tema dan topik-topik call for paper
- Akses menuju dan selama di kota penyelenggaraan konferensi
- Kesempatan bertemu dan berbincang dengan dan para peserta
- Potensi publikasi dan kolaborasi pasca konferensi
Beberapa panduan teknis yang perlu digarap secara matang sebagai berikut.
Tiga Fase yang Wajib Diketahui tentang Konferensi Internasional
- Fase call for abstract, anggota tim yang dibutuhkan (konseptor lebih dari satu, desainer-web managemen, publisis, kesekretariatan.
- Fase persiapan teknis – pelaksanaan konferensi
- Fase paska konferensi
Merumuskan Hal-hal Mendasar
- Tema utama, deskripsi dan turunan tema.
- Keynotes (satu luar, satu dosen prodi). Hal ini dilakukan sebagai potensi kolaborasi jangka panjang.
- Waktu dan lokasi, target audiens, ketersediaan ruang, pastikan pelaksanaan dilakukan di kampus.
- Rencana publikasi, koordinasikan dan buat perjanjian yang jelas dengan pihak pengelola jurnal.
- Time line, berkaitan dengan penjadwalan dan perhitungan waktu.
- Event pendamping, selain tour di tempat wisata, salah satu daya tarik yang bisa dilakukan adalah memberikan workshop-workshop pendamping.
Konferensi internasional yang telah dilakukan harapannya menjadi ruang untuk menjalin kolaborasi, memperluas koneksi antar akademisi dan praktisi. Selain itu, momen ini bisa menebalkan expertise para dosen di Prodi Ilmu Komunikasi UII.
“Konsensus yang ingin kita buat, sudah banyak doktor sudah saatnya promot teman sendiri expert di bidang tersebut, sehingga ini menjadi ruang yang tepat,” tandas Muzayin Nazarudin, S.Sos., M.A.
