Himakom UII Menuju Organisasi dengan Tata Kelola Apik dan Asyik

Reading Time: 3 minutes

Tata kelola organisasi yang apik tak ayal adalah prasyarat menuju tercapainya tujuan organisasi. Organisasi yang tujuan-tujuannya terlaksana adalah organisasi yang sukses. Tata kelola pun tak melulu soal administrasi an sich, melainkan juga pengelolaan sumber daya, pengetahuan dan juga perencanaan kegiatan.

Dalam rangka peningkatan kader-kader komunikasi muda HIMAKOM (Himpunan Mahasiswa Komunikasi). Prodi Ilmu Komunikasi UII mengadakan “Workshop Penguatan Tata kelola Organisasi Himakom” pada Jum’at, 26 hingga 27 November 2021. Pelatihan ini diikuti oleh pewakilan Pengurus Inti Himakom, Komisi A Himakom, Komisi B Himakom, Komisi C Himakom, dan Komisi D. Perwakilan Komunitas atau Klub mahasiswa juga hadir. Misalnya perwakilan Komunitas Dispensi (diskusi dan penelitian komunikasi), Klik18 (Komunitas Lensa Ilmu Komunikasi Unit 18), Galaxy Radio, Red-aksi, dan juga Kompor (Komunitas Pilm Orang Komunikasi).

Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh masalah yang seringkali muncul ketika Himakom mengadakan sebuah program/acara. Proposal yang diajukan seringkali mendapat banyak evaluasi dari Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Islam Indonesia. Evaluasi ini secara umum terkait tiga hal: masalah penyusunan proposal atau bagaimana ide program disusun dalam format proposal, lalu kedua adalah soal substansi kebutuhan program. Apakah kegiatan dibutuhkan atau hanya melanjutkan tradisi tanpa tahu tujuan dan kebutuhan terkini di level mahasiswa. Lalu ketiga adalah tertib administrasi yang kurang mulai dari pengajuan proposal yang mepet hingga evaluasi dan laporan yang tak kunjung rampung di bebebrapa program kegiatan.

Menuju Himakom dengan Tata Kelola yang Apik dan Asik

“Goal dari kegiatan ini adalah meningkatkan skill tata Kelola organisasi anggota/pengurus internal Himpunan Mahasiswa Ilmu Komunikasi, dan setidaknya pengurus komunitas dan himakom yang hadir dapat merancang sebuah program jangka pendek dan menjadikannya dalam format proposal dan TOR,” kata Holy Rafika Dhona, Dosen Komunikasi UII, yang juga adalah penanggungjawab kegiatan peningkatan kapasitas Himakom pada 26 November 2021. Tujuan lain, adalah adanya kesepakatan format TOR dan Proposal yang bisa menjadi acuan dalam pengajuan program. Panitia yang berasal dari Lab Ilkom, PSDM Nadim, Staf Administrasi Prodi Ilmu Komunikasi UII berharap pula bahwa peserta memahami prosedur-prosedur yang ada di Prodi Komunikasi terkait dengan programnya.

Maka dari itu, kegiatan didesain dengan model workshop online disertai praktek. Mula-mula, di hari pertama pada 26 November 2021, Yudi Winarto dari Staf Administrasi dan Iskandar Gunawan tim Laboran Laboratorium Komunikasi UII menjadi pemateri pertama. Yudi menjelaskan prosedur keuangan dan pengajuan dengan presentasi infografisnya, lalu Gunawan menjelaskan tata kelola prosedur peminjaman alat dan fasilitas apa saja yang baiknya dioptimalkan oleh mahasiswa untuk mendukung peningkatan skill di bidang komunikasi.

Setelah itu, A. Pambudi W sebagai pemateri di sesi kedua, menjelaskan bagaimana membuat dan mendesain Action Plan yang berbasis pada kebutuhan anggota dengan ukuran indikator SMART (Specific, measurable, Achieveble, Reasonable, TImebound). Para peserta kemudian diminta praktik berkelompok untuk merancang rencana aksi kegiatan dimulai dari memetakan kebutuhan dan program apa yang bisa menjawab kebutuhan peserta. Selanjutnya, pada sesi ketiga esok harinya di 27 November 2021, Holy Rafika menjadi pembicara tentang bagaimana membuat proposoal dan TOR/ Term of referrence (juga kerangka acuan kegiatan/KAK). Holy menjelaskan struktur dokumen tersebut beserta filosofinya.

Pada akhirnya terdapat beberapa dokumen yang dibuat pada sesi praktik. Baik dokumen rencana aksi maupun proposal dan TOR. Ke depan, para perwakilan komunitas dan Himakom berjanji akan menggunakan format dan template ini sebagai landasan dalam menyusun proposal dan TOR di masa pengajuan kegiatan.

Beberapa peserta mengapresiasi kegiatan ini pula. Misalnya, salah satu dari mereka ada yang berpendapat kegiatan ini penting dilakukan untuk para pengelola komunitas mahasiswa di Komunikasi UII. “ada baiknya kegiatan seperti ini rutin diadakan setiap pergantian kepengurusan baik himakom maupun komunitas agar nantinya ada transfer pengetahuan ke kepengurusan yang selanjutnya,” tulis Maritza Khanza, Pengurus Inti Himakom, di kolom saran pada formulir google.