Teatime: Merencanakan Acara Saat Pandemi
Terbayang keseruan menonton festival maupun konser yang selalu dihias dengan lampu gemerlap di beberapa titik dan dipadu dengan lampu remang berwarna warni di sudut lain. Ornamen unik menambah keriangan berkumpul bersama teman dalam keramaian suasana. Tiba-tiba wabah covid melanda, membuat semua kegembiraan harus berhenti. Semua orang harus tetap dirumah. Bepergian dibatasi apalagi berkumpul bersama teman-teman menikmati konser.
Menghadirkan keseruan konser dan aura festival menjadi tantangan yang tak pernah dibayangkan oleh semua pegiat event sebelum covid19 merebak. Dalam acara bincang Teatime yang diselenggrakan International Program of Communication department Universitas islam Indonesia membahas bagaimana menyelenggarakan event di era pandemic covid19. Acara bertajuk “How to do event management in the pandemic era” ini menghadirkan Ibnu Darmawan, Junior Lecture di Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas islam Indonesia, pada 1 April 2022 secara live di akun Instragram ip.communication.uii.
“Kemampuan adaptasi dan berpikir kreatif harus dimiliki di era yang kini akan mengarah ke digital,” ujar Ibnu Darmawan. Tantangan ini menuntuk para pegiat event untuk mencari ide agar tetap menghadirkan hiburan di tengah pandemi tanpa meninggalkan keseruan dan aura konser yang selama ini dilakukan secara di ruang terbuka atau public space lainnya.
Persiapan Apa yang Perlu dilakukan?
Pertanyaannya, apa yang harus dilakukan dilakukan atau kamampuan apa yang harus dimiliki untuk beradaptasi di era pandemi. Ibnu Darmawan memberikan tips dan trik untuk membuat event yang akan diselenggarakan menjadi lebih terarah. Menurut Ibnu, mengikuti peraturan dasar yang ditetapkan oleh kementrian pariwisata dan ekonomi kreatif (kemenparekraf) tahun 2022 untuk menyelenggrakan event dengan sangat terbatas dan dengan format yang ketat.
Pembatasan ini bisa menjadi format yang sangat menarik dengan menyelenggarakan event virtual penuh ataupun hybrid. Tips kedua adalah dengan menggunakan SMART formula dengan menyelenggarakan event dengan spesifik, terukur, memperhatikan tujuan dan sumberdaya yang dimiliki, relevan, dan memilki time table yang masuk akal.
Selain mental yang selalu siap menghadapi perubahan, orang yang bekerja untuk memgelola event harus memiliki keterampilan komunikasi yang unggul. “Adaptif dengan kejadian yang sangat dinamis, event organize adalah satu bidang yang tergantung lngkungan. Tadinya ada ofline ke online. Tantangannya sangat berbeda,” Ibnu menambahi.
Melihat dunia digital yang terus membuka peluang untuk terhubung dengan berbagai belahan dunia dan berbagai bidang yang sama sekali berbeda, Ibnu menggarisbawahi keterampilan komunikasi dan kolaborasi. “Skill komunikasi menjadi keharusan, bagaimana negosisiasi dengan berbagai pihak, terutama dengan terkait sponsorship. Kata kunci lainnya adalah kolaborasi. Gaya bekerja sekarang lebih ke arah kolaboratif,” papar Ibnu.
