Tag Archive for: event organize

pampam

How to Plan Events During a Pandemic 

Reading Time: 2 minutes

Imagine the excitement of watching festivals and concerts, which are always decorated with sparkling lights at some points and combined with dim, colorful lights at other angles. Unique ornaments add to the joy of gathering with friends in a busy atmosphere. Suddenly the covid outbreak hit, making all the excitement have to stop. Everyone must stay at home. Traveling is limited, let alone gathering with friends to enjoy concerts.

Presenting the excitement of concerts and the aura of festivals is a challenge that all event activists had never imagined before the outbreak of Covid19. In the Teatime talk show held by the International Program of Communication department, the Islamic University of Indonesia discussed how to organize events in the era of the co-19 pandemic. The event titled “How to do event management in the pandemic era” presents Ibnu Darmawan, Junior Lecture at the Department of Communication, Universitas Islam Indonesia, on April 1, 2022, live on the Instagram account ip.communication.uii.

“The ability to adapt and think creatively must be possessed in an era that is now going digital,” said Ibnu Darmawan. This challenge requires event activists to look for ideas to continue providing entertainment amid a pandemic without leaving the excitement and aura of concerts that have so far been held in open spaces or other public spaces.

Preparation What Needs to be done?

The question is, what must be done or what skills must be possessed to adapt to the pandemic era? Ibnu Darmawan provides tips and tricks to make the event more focused. According to Ibnu, following the basic regulations set by the ministry of tourism and creative economy (Kemenparekraf) in 2022, to hold events in a very limited manner and with a strict format.

This restriction can be an interesting format for hosting full or hybrid virtual events. The second tip is to use the SMART formula by organizing specific, measurable events, paying attention to your goals and resources, being relevant, and having a reasonable timetable.

In addition to the mentality that is always ready to face change, people who work to manage events must have excellent communication skills. “Adaptive to very dynamic events, event organizing is a field that depends on the environment. Previously there was offline to online. The challenges are very different,” Ibnu added.

Looking at the digital world that continues to open opportunities to connect with various parts of the world and completely different fields, Ibnu underlines communication and collaboration skills. “Communication skills are a must, how to negotiate with various parties, especially sponsorship-related. Another keyword is collaboration. The style of work now is more collaborative,” said Ibnu.

pampam

Teatime: Merencanakan Acara Saat Pandemi

Reading Time: 2 minutes

Terbayang keseruan menonton festival maupun konser yang selalu dihias dengan lampu gemerlap di beberapa titik dan dipadu dengan lampu remang berwarna warni di sudut lain. Ornamen unik menambah keriangan berkumpul bersama teman  dalam keramaian suasana. Tiba-tiba wabah covid melanda, membuat semua kegembiraan harus berhenti. Semua orang harus tetap dirumah. Bepergian dibatasi apalagi berkumpul bersama teman-teman menikmati konser.

Menghadirkan keseruan konser dan aura festival menjadi tantangan yang tak pernah dibayangkan oleh semua pegiat event sebelum covid19 merebak. Dalam acara bincang Teatime yang diselenggrakan International Program of Communication department Universitas islam Indonesia membahas bagaimana menyelenggarakan event di era pandemic covid19. Acara bertajuk “How to do event management in the pandemic era” ini menghadirkan Ibnu Darmawan, Junior Lecture di Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas islam Indonesia, pada 1 April 2022 secara live di akun Instragram ip.communication.uii.

“Kemampuan adaptasi dan berpikir kreatif harus dimiliki di era yang kini akan mengarah ke digital,” ujar Ibnu Darmawan. Tantangan ini menuntuk para pegiat event untuk mencari ide agar tetap menghadirkan hiburan di tengah pandemi tanpa meninggalkan keseruan dan aura konser yang selama ini dilakukan secara di ruang terbuka atau public space lainnya.

Persiapan Apa yang Perlu dilakukan?

Pertanyaannya, apa yang harus dilakukan dilakukan atau kamampuan apa yang harus dimiliki untuk beradaptasi di era pandemi.  Ibnu Darmawan memberikan tips dan trik untuk membuat event yang akan diselenggarakan menjadi lebih terarah. Menurut Ibnu, mengikuti peraturan dasar yang ditetapkan oleh kementrian pariwisata dan ekonomi kreatif (kemenparekraf) tahun 2022 untuk menyelenggrakan event dengan sangat terbatas dan dengan format yang ketat.

Pembatasan ini bisa menjadi format yang sangat menarik dengan menyelenggarakan event virtual penuh ataupun hybrid. Tips kedua adalah dengan menggunakan SMART formula dengan menyelenggarakan event dengan spesifik, terukur, memperhatikan tujuan dan sumberdaya yang dimiliki, relevan, dan memilki time table yang masuk akal.

Selain mental yang selalu siap menghadapi perubahan, orang yang bekerja untuk memgelola event harus memiliki keterampilan komunikasi yang unggul. “Adaptif dengan kejadian yang sangat dinamis, event organize adalah satu bidang yang tergantung lngkungan. Tadinya ada ofline ke online. Tantangannya sangat berbeda,” Ibnu menambahi.

Melihat dunia digital yang terus membuka peluang untuk terhubung dengan berbagai belahan dunia dan berbagai bidang yang sama sekali berbeda, Ibnu menggarisbawahi keterampilan komunikasi dan kolaborasi. “Skill komunikasi menjadi keharusan, bagaimana negosisiasi dengan berbagai pihak, terutama dengan terkait sponsorship. Kata kunci lainnya adalah kolaborasi. Gaya bekerja sekarang lebih ke arah kolaboratif,” papar Ibnu.